¿Cómo ha sido la evolución el teletrabajo (o trabajo remoto)?
El concepto de teletrabajo no es nuevo, surgió en la década de 1970 en EEUU con la idea de trabajar para una empresa, pero desde la casa. Entonces apareció el concepto de “telecommuting”, que consiste en un arreglo de trabajo en el cual los empleados no se tienen que desplazar a un lugar de trabajo. Pese a que el origen del concepto de teletrabajo surgió en los años 70, recién comenzó a ser tecnológicamente factible en la década del 90 con la expansión de las computadoras personales, y de Internet. A partir de ahí cada vez más empresas comenzaron a realizarlo y promoverlo.
Según un análisis efectuado por Global Workplace Analytics sobre el teletrabajo en Estados Unidos en 2018, el 3.6% de la fuerza laboral trabajaba remoto medio tiempo o más, y un 40% más de empresas ofrecieron trabajo remoto como una opción en el 2018, con respecto a las que lo hacían cinco año antes.
El desarrollo del teletrabajo varía mucho entre sectores y actividades. Sectores de finanzas, gestión, servicios profesionales, actividades relacionadas con actualización de conocimientos, y las que requieren mucha interacción con computadoras, son las que tienen mayor potencial para el trabajo remoto. Por otra parte la propia naturaleza de algunas tareas dificulta o las hace imposible de ser realizadas en forma remota.
La mayoría de los empleados no pueden trabajar de forma remota. En las economías avanzadas hasta una cuarta parte de los trabajadores pueden trabajar en forma remota de tres a cinco días a la semana, mientras que en las economías emergentes donde muchas ocupaciones requieren actividades físicas y manuales en sectores como la agricultura y la manufactura, las posibilidades de trabajo remoto se reducen a la mitad.
A partir del año 2020 con la expansión mundial del Coronavirus COVID-19 y con el fin de reducir la movilidad, los gobiernos de la mayoría de los países del mundo incluido Uruguay, exhortaron a las empresas a promover e instrumentar el teletrabajo en todos los casos donde sea posible.
Una encuesta realizada a mediados del 2020 por ESET Latinoamérica reveló que el 42% de las empresas no estaban preparadas para instrumentar trabajo remoto en forma segura. Por tanto, es común que existan numerosos artículos y publicaciones con sugerencias de cómo mejorar en estos aspectos. Por ejemplo, en Uruguay, el gobierno a través de la página Web de la AGESIC ofrece recomendaciones para el teletrabajo, donde se comentan soluciones técnicas, aspectos de seguridad y sugerencias de bienestar personal.
Para los empleados el trabajo remoto tiene varias ventajas (horario flexible, reducción de gastos, mayor independencia y autonomía, mejora su productividad hasta un 13% según estudios realizados en la Universidad de Stanford, etc.), y varias desventajas (mas aislamiento y distracciones, puede no ser fácil desconctse, etc.)
Para las empresas la implementación del teletrabajo tiene varios beneficios (menores costos en oficinas, reducción del ausentismo y accidentes laborales, mejoras en tecnología, más probabilidad de contratar empleados mejor capacitados, etc.), y varios inconvenientes (menor contacto físico y directo con el personal, mayores costos en equipamiento y seguridad, pérdida de confidencialidad y lealtad del trabajador, etc.)
El impacto del teletrabajo a nivel laboral ha sido muy positivo, por lo tanto, muchos gobiernos están implementando leyes para regular el teletrabajo de forma que se respeten los derechos del trabajador, así como los derechos y las responsabilidades de las empresas.
¿Cuáles son los retos que deben enfrentar las empresas para implementar teletrabajo?
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Definir que puestos de trabajo son adecuados
Las empresas deben analizar los puestos de trabajo que tienen más potencial para implementar teletrabajo dado que no todas las actividades son aptas para el trabajo a distancia, muchos trabajos requieren la presencia del empleado.
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Fijar objetivos y organizar tareas
Es importante establecer los objetivos que debe alcanzar cada empleado teniendo en cuenta esta nueva realidad de trabajo. Las metas deben ser realistas y se deben fijar prioridades. Se debe ver la evolución del trabajo en vez del tiempo dedicado, de esta forma se puede conocer el estado y seguir el desarrollo de cualquier proyecto en el cual se esté trabajando.
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Herramientas y seguridad
Es conveniente que las empresas provean las herramientas de hardware y software a los empleados que trabajen en forma remota, como ser computadoras, celulares, programas, aplicaciones, etc.
Implementar teletrabajo supone riesgos para la seguridad, por tanto, se deben tomar precauciones e implementar todas las medidas que sean posibles para mejorar la seguridad (acceso a la empresa a través de VPN, contraseñas seguras, ciberseguridad, sistemas operativos y antivirus actualizados, navegar sólo por sitios web permitidos, no ejecutar ni instalar software innecesario en el equipo de trabajo, etc.)
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Apoyo y capacitación
Cuando se implementa teletrabajo en forma general a empleados que nunca usaron esta modalidad de trabajo, suele haber inquietud y nerviosismo. Se debe dejar claro los objetivos y criterios de evaluación, y siempre estar dispuesto a evacuar dudas. Es importante potenciar la formación de los empleados, y capacitarlos en el uso de las herramientas necesarias para el trabajo remoto y que no exista resiliencia en pandemia.
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Seguimiento
No menos importante es hacer reuniones de seguimiento de actividades para poder medir las metas alcanzadas. Se puede establecer una lista de tareas a ser completadas por cada empleado y fijar plazos, esto permite determinar si a algún empleado le lleva más tiempo de lo previsto hacer alguna tarea, cual es el motivo, y hacer los ajustes necesarios para intentar que los objetivos se cumplan en tiempo y forma.
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Evaluación de desempeño
Realizar en forma periódica evaluaciones de desempeño por objetivos, y resultados clave (OKR, Objectives and Key Results), evaluaciones por competencias, auto evaluaciones, y fijar indicadores que permitan medir el avance, para de esta forma obtener el rendimiento real de los trabajadores.
Se pueden definir incentivos y promover conductas que permitan mejorar el rendimiento laboral, para lograr que los trabajadores se sientan motivados con esta modalidad de trabajo, y más comprometidos con la transformación cultural.
¿Que se espera del teletrabajo?
Pese a que el teletrabajo se venía llevando a cabo desde hace varios años, la pandemia mundial del Coronavirus COVID-19 generalizó su uso y originó que esta forma de trabajar haya tenido más relevancia comparándola con años anteriores.
Toda crisis genera cambios y avances en diferentes áreas. Como todos los cambios, esta modalidad de trabajo tiene ventajas y desventajas. Gracias a los avances en tecnología algunas actividades se pueden realizar desde cualquier lugar. Como en el teletrabajo lo que cambia es el lugar donde se trabaja, quizás sea un buen momento en el que cada empresa deba replantearse, para aquellos puestos donde sea posible trabajar remoto, como van a continuar trabajando si en forma presencial, a distancia, o una combinación de ambas.
Con toda la experiencia ganada en teletrabajo, seguramente para muchas actividades se termine implementando un régimen mixto, entre trabajo remoto y trabajo en la oficina. Las empresas se van a ver obligadas a reorganizar el trabajo de sus empleados y buscar la mejor solución para esta nueva realidad.
Referencias retos y futuro del teletrabajo
- Jon C. Messenger, Telework in the 21st Century: An Evolutionary Perspective (The ILO Future of Work series). Edward Elgar Publishing, 2019.
- Juan Manuel Harán, “El 42% de las empresas no estaba preparada para teletrabajar de forma segura“, junio 2020.
- Agencia del Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y el Conocimiento, Gobierno de Uruguay. Teletrabajo, recomendaciones y guías.