Trabajar a distancia o teletrabajo

¿Es lo mismo el teletrabajo que el trabajo a distancia?

Antes de comenzar sería bueno definir los términos, ya que hoy se confunden. Etimológicamente, trabajar a distancia es lo mismo que teletrabajar, ya que el término tele significa distancia. Últimamente se ha prestado a confusión, entendiéndose como teletrabajo a aquel que se realizan tareas desde la casa por medio de algún sistema informático, en lugar de hacerlo en una oficina o local. También podríamos considerar como trabajo a distancia aquellas tareas que se realizan remotamente, comprendiendo actividades que no se hacen en un local determinado pero que se hacen para un objetivo de una institución u organización.

Por tanto, habría que definir cuáles son las que se ejecutan a distancia o fuera de un ámbito locativo. Como también habría que precisar si trabajo a distancia se considera en función del lugar del trabajo, de la distancia del lugar del trabajo, de la tarea, de donde se realiza, y de los medios empleados.

Esto nos va a dar un resultado que el teletrabajo o trabajo a distancia no es nada nuevo, aunque haya tenido un desarrollo explosivo a raíz del problema sanitario provocada por la pandemia del COVID 19. Entonces utilizar el tema del trabajo remoto como algo nuevo y procedente por esta situación sanitaria es erróneo.

 

Definiendo tareas.

Podemos sin lugar a dudas decir que todas aquellas tareas que se realizan en un punto distante a la central de trabajo son teletrabajo. ¿Es tan así?

Si así lo fuera deberíamos indicar que el accionar de un repartidor, la de un cobrador, un vendedor (corredor o viajante), un médico durante una visita, un asesor que se debe trasladar a otro lugar para cumplir esa función, y otra más serían teletrabajo. Pero en estos casos, la tarea implica que se cumpla fuera del lugar central de trabajo, por tanto, diríamos que existiría una especie de extensión del local central de trabajo, el cual puede tener como referencia “el camión o la ambulancia” como lugar físico, o simplemente la movilidad de un vendedor o similar.

Qué es trabajo a distancia

Entonces precisemos a qué llamamos trabajo a distancia. Se trataría de toda aquella actividad que se ejecuta en forma remota al lugar en donde se debería realizar, valiéndose para ello de medios instrumentales que le permitan realizar la misma.

Por tanto la tarea del vendedor al igual que la del repartidor y otras, implica salir de un punto de partida para desplazarse a realizar su actividad, y el local en donde ésta se realiza es siempre distante de la base operativa.

¿Una sucursal se debe considerar como trabajo a distancia?

No dado que la tarea se realiza dentro del local, o con base al lugar establecido como sucursal.

¿El outsourcing o trabajo tercerizado es considerado a distancia?

En el caso de una empresa que realiza un trabajo para otra (tercerización), pero en su local, o en el local de la empresa principal, no debería considerarse como trabajo a distancia, ya que el mismo se hace en el lugar encomendado para realizar la misma. En este ítem consideramos trabajos a facon, servicios de vigilancia, limpieza, servicios de mantenimiento, etcétera.

Pero si en el concepto de outsourcing, incluimos a las actividades que se realizan fuera de la empresa por alguien o algo utilizando medios remotos, y en especial si media una importante separación física, entonces podríamos decir que es trabajo a distancia. Este es claramente el caso de aquellos estudios de diseño, asesoramiento, e incluso de acciones o gestiones que se realizan a distancia para otros (en nuestro ámbito la tarea que realiza Tata Consulting de procesado a distancia, es un típico ejemplo, y no el único). También lo es el caso de los “Call Centers” que realizan actividad telefónica para otras empresas. Pero también podríamos decir que aquel trabajo a facón o destajo que se realice fuera del local de la empresa, por ejemplo, en la casa del operario debería ser trabajo a distancia. De hecho, antiguamente se solía contratar a gente que desde su casa realizaba tareas de escribir a máquina, armado de bolsas, aparado, recepción de mercaderías, recados telefónicos, etcétera.

En conclusión, podemos arribar a que el concepto de trabajo a distancia implica acciones remotas, sean realizadas en un lugar distante al de la locación en donde teóricamente debían realizarse, y que normalmente requieren medios o instrumentos, pudiendo ser de distinta índole, que permitan la ejecución a distancia de la tarea.

 

Orígenes del teletrabajo.

En nuestro país y en tantos otros se puso de moda el tema de teletrabajo a raíz de la pandemia. Entendiéndose como tal la acción de trabajar desde la casa. No obstante, el tema viene desde lejos. La clave de la evolución de teletrabajo es la facilidad generada a partir de las nuevas vías de comunicación, radiocomunicación, teléfono y el advenimiento de internet y las vías satelitales.

En el ámbito empresarial (existen otros), sus orígenes se deben en gran parte a la extensión territorial de los negocios, implicando la descentralización de actividades (lo que conlleva a un control a distancia), la globalización, y en otros casos a la necesidad de largos traslados que requieren tiempos muertos.

Vemos algunos casos:

Con la radio, se comenzaron acciones de trabajo a distancia. La radiotelefonía desde hace años empleo la acción descentralizada, reporteros, entrevistadores, participantes, se han comunicado a través de equipos de radio o teléfonos para informar, ser entrevistados, dar reportes, instrucciones desde distancia. Es muy frecuente escuchar una entrevista en un programa en donde el entrevistador y el entrevistado se encuentran en distintos lugares. También vemos algo tan común que ni le prestamos atención a los controladores aéreos comunicarse con los pilotos y darles instrucciones para el vuelo o aterrizaje.

Las instrucciones dadas a máquinas remotas, tan frecuentes en la carrera espacial, en la milicia, y en obras de riesgo.

La telefonía facilitó las comunicaciones y la trasmisión en la distancia, y con ello el trabajo a distancia. Instrucciones de operación, reportes, etcétera. Con su avance surgieron los teletipos, faxes y otras formas que facilitaron el comercio, las operaciones bancarias, la trasmisión documentaría, etcétera, así como la trasmisión de datos entre distintas oficinas, sucursales y dependencias.

Luego apareció el fenómeno de internet, surgido de un experimento de comunicación universitaria, con un fin de facilitar comunicación estratégica para sistemas de defensa. Rápidamente comenzó a tomar uso en la vida civil y comercial. Este auge cobró gran fuerza con la aparición de las computadoras u ordenadores personales, que democratizaron el uso de la red de redes. A partir de allí, acompañado por el desarrollo tecnológico de nuevos instrumentos, de un alcance cada vez más global, y de una mayor capacidad operativa, hizo que se posicionara como el gran camino que facilitara todo el desarrollo del trabajo a distancia.

Todo esto nos llevó a algunos escenarios importantes, que se aportaron al crecimiento del teletrabajo.

El primero dado por el tiempo de desplazamiento hacia el sitio de trabajo y luego del retorno.

En nuestro país podríamos decir que está todo relativamente cerca, ya que la mayor distancia en línea recta de una punta a la otra del territorio es de unos setecientos setenta y un kilómetros, con unas nueve horas de traslado (Bella Unión al Chuy). Siendo por otra parte que la mayoría de las operaciones se concentran en el entorno de la Capital Montevideo, y su área metropolitana, con desplazamientos no mucho mayores a una hora.

No obstante, en los países limítrofes, ya la cosa cambia, teniendo desplazamientos mayores y con tiempos aún superiores por la cantidad de personas y vehículos que se desplazan simultáneamente. Incluso es muy frecuente que los individuos vivan en las ciudades periféricas y trabajen en el área central.

 

Ejemplos de teletrabajo

Supongamos dos casos para entender mejor trabajo a distancia y teletrabajo.

1. Un individuo que vive en El Pinar (Ciudad de la Costa, Canelones) y trabaja en la Ciudad Vieja (Montevideo), la distancia en kilómetros es no mayor a treinta kilómetros, pero supone un viaje de cerca de una hora en automóvil, o de hora y media o más en ómnibus (a lo que habría que sumarle tiempo de desplazamiento de su casa a la parada del ómnibus y la espera del mismo). Esta persona tiene al menos dos a tres horas de tiempo muerto para ir a cumplir su trabajo de ocho horas. Dispone de casi medio día para cumplir con su actividad laboral. Si quisiéramos complicarla podríamos agregarle los costos de traslado y alimentación.
2. Un individuo que vive en una zona suburbana de Buenos Aires (Provincia de Buenos Aires, Argentina), por ejemplo, San Antonio de Padua, tiene que desplazarse desde su casa para tomar un tren (cuarenta y cinco minutos de viaje o más) o un ómnibus (hora y media de viaje o más) para llegar a una estación o parada y de allí trasladarse a su trabajo.

En ambos casos vemos que el tiempo de transportarse es casi la mitad del efectivamente trabajado.

 

Esto se complica aún más en las grandes metrópolis, y llevó a que en muchos casos se pensara que ventaja me da trabajar en determinadas actividades desde la casa. Viéndose reflejado en los casos en donde personal jerárquico, o profesionales, y luego de quienes no se requería su presencia en un lugar fijo para atender las actividades (atención al público, actividades manuales, actividades presenciales, etcétera), pudieran optar por el trabajo a distancia.

También fue aplicado para la situación en que se quiere tener recursos humanos compartidos, en donde el ahorro de tiempos genera la posibilidad de su mejor uso.

Un segundo escenario es el dado por la territorialidad o la globalización, a saber:

1. La existencia de sucursales, o dependencias distantes. En estos casos hay un trabajo primario realizado en el local de trabajo (sucursal o dependencia) y de un trabajo secundario remoto (transmisión de reportes, datos estadísticos, contables, etcétera, información y órdenes incluyendo operaciones automáticas a distancia)
2. La realización de tareas para otras latitudes aprovechando los medios de comunicación, pero también leyes laborales y fiscales, tiempos de realización, etcétera. Aquí encontramos el fenómeno de los call centers, realizando comunicaciones, ventas y operaciones (entrada/salida) para terceros y o para otras latitudes. Pero también el de gestiones remotas de procesamiento. Tal es el caso de Tata Consulting (que realiza actividades de procesamiento de datos para otros países), Estudios de Diseño de Arquitectura e Ingeniería (realización de proyectos, planos y consultoría), Estudios de gestión y asesoramiento (Contable, Legal, Administrativo, Marketing, Comunicación, etcétera) o en general los trabajos a distancia por Internet.
3. La telemedicina, incluyendo diagnósticos, consultas, e incluso operaciones robóticas.

 

El teletrabajo en la gestión laboral

A esto se le sumaron nuevos conceptos en la gestión laboral.

• La administración y gestión por objetivos
• El trabajo en equipo
• El concepto de oficina abierta (1)
• La revalorización del recurso humano
• El ahorro de costos
• La automatización de procesos reiterativos.

Respecto a este último encontramos que la informática dio a lugar a una serie de actividades que permitió ordenar acciones, evitando errores, procesos reiterativos, y generando ahorro de tiempos.

Pero también en lo fabril, se pasó de un proceso manual artesanal, a la producción en serie, pasando por la mecanización, la electrónica, y ahora la robótica.

Este proceso que comenzó a partir la producción en masa requerido para la producción de insumos durante la segunda guerra mundial, a la implementación de sistemas eléctricos de automatización (gestión y control), para desembocar con la era del transistor en la era de los semiconductores, las plaquetas, los procesadores y todo el desarrollo de la electrónica, hasta llegar a la automatización.

Esta ya no requiere de individuos que hagan el trabajo, sino que son las máquinas que lo realizan. Provocando entonces un cambio fundamental de idea, ya no se precisa del peón, del operario con poca capacitación, sino de individuos cada vez más capacitados en técnicas y manejo de programas. Tampoco del individuo que cumpla una tarea simple de oficina. Todos ellos son sustituidos por procesos automáticos.

• Finalmente, el auto proceso. La informática, el uso de internet, su democratización, la libertad de operación, llevan a que cada vez más los individuos realizamos actividades en forma remota y autónoma, ingresando en páginas, tomando decisiones y operando en los procesos sin necesidad de intermediarios, más que de un programa amigable.
• El concepto de oficina abierta se generó en la idea de crear oficinas sin comportamientos estancos, en donde se pudiera compartir las tareas más allá de las jerarquías. La creación de lugares de reunión a disposición de quien lo necesite y no salas reservadas.
• También trajo aparejado otros conceptos más completos: de gestión participativa (proveniente del concepto de trabajo en equipo. Todos son parte de la gestión); y de gestión abierta (en donde tanto los operadores como los usuarios intervienen en la misma (ejemplo claro del accionar del sistema operativo abierto de Linux).

 

Requerimientos para el trabajo a distancia

Aquí es donde se plantean los cuellos de botella, tanto por los empleadores como por los empleados. ¿Todos están en condiciones de trabajar a distancia? No. Existen una serie de requisitos para el mismo.

1. Predisposición para el trabajo a distancia. Implicando en ello varios conceptos.

• Responsabilidad con la tarea a realizar. Quien trabaja a distancia no tiene un jefe o controlador permanente por tanto es él el único responsable por la tarea, e incluso en la toma de algunas decisiones.
• Esto nos dice que se está inmerso en una descentralización de tareas, con una fuerte delegación de tareas y responsabilidades.
• Un empoderamiento de quien realiza la tarea a distancia. Por lo cual se deben tener capacidades de autogestión, y auto liderazgo (curso liderazgo), lo que exige un fuerte disciplina.
• Pero a quien se le exige estas condiciones, se le debe dar la capacitación adecuada tanto en la ejecución de las tareas como en el aspecto de su autocontrol y gestión.
• Estar dispuesto a trabajar en esta modalidad (buen momento para realizar la rueda de trabajo).

 

2. Disposición de espacio físico para la realización

• Muchas veces se piensa que haciendo un rincón en la casa o en algún lugar agregado puedo realizar las funciones. Esto no es cierto tanto para quienes trabajan físicamente o con medios que permitan hacerlo a distancia. Se requerirá de un lugar adecuado para hacerlo, fuera del ámbito de la vida cotidiana. Entiéndase bien, no es necesario aislarse, si tener un lugar en donde lo cotidiano no interrumpa la labor.

 

3. Organización de procesos y rutinas

• Es imprescindible la existencia de una organización del trabajo a distancia, ya sea rutinas y procesos de trabajo, como respecto al mejor aprovechamiento del tiempo.
• Esto viene adecuado al tipo de trabajo a realizar, habiendo tres a considerar:
  • a) el trabajo a realizar durante un cierto horario (por ejemplo, atención remota telefónica o por otro medio, procesamientos o guardias con tiempos determinados).
  • b) el trabajo a actividad o proceso cumplido (procesos de gestión contable, ejecución de planos, proyectos, etc.).
  • c) los trabajos con base a productividad (ventas, cantidad de expedientes procesados, técnica de encuesta, etc.).

 

4. Disponibilidad de tiempo

• Se debe disponer del tiempo suficiente para realizar el trabajo (igual que en el presencial)
• Somos nosotros mismos que administramos los trabajos y los tiempos, esto implica que no es que tengamos más tiempo para vagar, sino que debemos saber mezclar el tiempo de trabajo con el del esparcimiento. El tiempo de trabajo con el doméstico.
• En muchos casos implica un desdoblamiento de tareas y tiempos (de acuerdo a las exigencias laborales). Si no se debe cumplir con un horario determinado, las tareas se pueden realizar en los momentos de mayor tranquilidad de la casa.

 

5. Tareas adecuadas al trabajo en equipo. No todo se puede hacer remotamente.

• Cada día descubrimos más actividades que se pueden hacer remotamente, desde rutinas administrativas, consultas, atención del público, ventas, diseños, proyectos, etcétera.
• Pero existen tareas que sería imposibles de realizar a distancia (al menos hasta el presente), como son limpieza, recolección de residuos, transporte, construcción, operación industrial, etcétera.

 

6. Herramientas o instrumental adecuado

• Para el trabajo a distancia se deben contar con los elementos de trabajo en el lugar en donde se vaya a realizar (ordenadores, teléfonos, vías de comunicación, papelería, medios de transporte, software, herramientas). Si no se disponen de los medios o herramientas, será difícil realizar la labor. Imaginemos por un momento, que quiéranos solicitarle a un administrativo que realice las tareas desde la casa. Le proporcionaremos ordenador, software, acceso a equipos centrales, vía telefónica o internet. Y en el caso de un tornero, o un carpintero, en este caso debería también contar con los elementos para poder hacer su labor.
• ¿Quién los proporciona? Dependerá de si el trabajo es en nivel de dependencia o no.

 

7. Marco legal adecuado. Este es uno de los puntos más delicados y conflictivos.

• ¿Existe un marco legal adecuado? En nuestro país no, si bien se está trabajando en lograrlo, aún no lo existe. Se deben tener en cuenta muchos aspectos de las normativas de trabajo que establecen cantidad de horas semanales, días de descanso, nocturnidad, protección ante accidentes laborales, presencialidad, formas de control y amonestación, ropa de trabajo, beneficios adicionales, etcétera.
• Por tanto nos encontramos frente a un proceso de negociación al respecto que puede derivar en permanecer en un sistema tradicional, algo mixto, o flexible frente a estos desafíos.

 

Algunas consideraciones importantes del teletrabajo

1. Quién y cómo se controla el trabajo a distancia.

• Control por horario. Esto implica el control remoto del cumplimiento de un horario, mediante sistemas de reportes de horarios o cumplimientos. Sólo es apto para aquellas tareas en que si específicamente se requiere del cumplimiento de un horario o turnos (call centers, guardias, etcétera).
• Control por pantalla. Establecería un testeo de actividades en un ordenador. Utilizable para aquellas tareas de procesamiento o gestión por vía informática. Puede resultar peligroso ya que es falsable y además implica un control personal.
• Control por cámaras. No es lo adecuado, ya que el mismo se haría en un ámbito de uso privado, violando con ello la vida privada.
• Control por medio del software. Si se emplean programas de gestión, los mismos pueden contener sistemas de control de actividades. A esto también se pueden aplicar sistemas en donde se deba marcar inicio y fin de actividades, e incluso marcaciones intermedias.
• Control por productividad. Es quizás el sistema más adecuado como control. En donde se miden los resultados por actividades realizadas o producción en lugar de presencia o tiempo.

2. Cómo distribuir el trabajo con la familia (lugar, familia, tiempo).

• Como se mencionó en la disponibilidad de tiempo, uno de los mayores problemas es la coexistencia de la vida laboral con la vida cotidiana.
• Se trata de un fenómeno que no es sólo propio del trabajo a distancia, sino que se produce en muchos trabajadores por cuenta propia, o pequeños empresarios (quienes desarrollan tareas en su casa, o la misma es una extensión del negocio). Resulta muy difícil separa una cosa de la otra, produciendo conflictos entre una y otra.
• Se requiere mucha organización de espacios, tiempos, para poder realizarlo. Fuerte disciplina y voluntad para cumplir con una cosa sin afectar a la otra

3. Oportunidades para la libertad laboral y o el negocio propio.

• La descentralización de actividades, al igual que la aplicación de nuevas tecnologías, la independencia y libertad de uso de los tiempos, además de la auto organización y gestión, son motores que motivan a la realización de actividades por la cuenta. Un hecho que muchas veces las empresas ven con buenos ojos, ya que permiten encomendar a terceras acciones que de otras formas pueden ser costosas.

4. Son muchos los costos para una y otra parte.

• Las empresas se ahorran costos operativos de locales, seguridad, etcétera. Los que se aumentan en la medida que se les encomiende a terceros.
• El personal se ahorra costos de desplazamiento, alimentación, tiempos muertos.
• Pero también para el personal puede implicar costos de energía, conectividad, equipamiento, etcétera.

 

Lo que se vino, lo que está para quedarse, lo que vendrá.

Lo que vino.

• Desorganización caos por falta de previsiones o conocimientos.

Como consecuencia de la pandemia, se produjo una ola masiva de descentralización a favor del trabajo a distancia. El problema se dio en que ni los empresarios ni el personal, ni los marcos legales estaban dados para ello. Principalmente porque no se tenía conocimiento, ni experiencia al respecto, por más que esto se venía desarrollando ya en el mundo.

• La necesidad de adecuarse y modernizarse.

Implicó una necesidad de adaptarse a las nuevas condiciones, dar un paso al vacío y comenzar a emplear técnicas y formas operativas nuevas para la región.

• Oportunidad comercial y laboral, principalmente en las áreas de servicios y logística.

Lo que está para quedarse

• Un sistema de trabajo que ya existía, pero a falta de experiencia no se empleaba.
• La preparación para este sistema. Capacitación, programación, instrumentación.
• La desaparición de las grandes oficinas centrales. Se dice que muchas de las grandes corporaciones han abandonado, dejando de arrendar o utilizar grandes superficies destinadas principalmente a las actividades administrativas y de gestión.
• Pero esto también se da en el área comercial en donde la venta por internet viene sustituyendo a muchos locales comerciales.
• Las empresas flexibles frente a las empresas tradicionales centralizadas. Las que tienen mejor capacidad de adaptación a circunstancias cambiantes.
• La flexibilización de la gestión en especial administrativa y de atención.

Lo que vendrá.

• Las microempresas de gestión para terceros (Freelancers, e-lancers)
• La necesidad de personal altamente capacitado, disciplinado y responsable.
• La autogestión por parte del consumidor o usuario por vía web o aplicaciones.
• Automatización de procesos y rutinas repetitivas, con la desaparición de personal.

 

Ventajas y desventajas del teletrabajo

Desde el punto operativo y de actualización, esto permite un salto cualitativo a lo que es el futuro.

En tanto puede tener consecuencia de la desaparición de una serie de gestiones burocráticas, y con ello del personal que lo realiza. Lo que requerirá su adecuación a nuevas tareas y formas de trabajo.

 

Autor: Lic. Roberto Bogorja

• Licenciado en Ciencias de la Comunicación (UDELAR).
• Diplomado en Diseño y Gestión de Proyectos, Marketing, Ventas, Organización Empresarial, Comercio Exterior, Políticas de Seguridad Social, y Educación a Distancia,
• Docente en la Universidad de la Empresa en las materias de Marketing, Gerencia de Marketing, Comunicación Empresarial, y Trabajo en equipo. Desde el año 2012,
• Docente invitado en la Universidad Católica del Uruguay UCUDAL (proyectos), Universidad de Santa Cruz do Sul UNISC (demanda), XENIORS (emprendedurismo).
• Asesor de empresas, conferencista y docente en las áreas de marketing y ventas, comunicación, relaciones públicas, estrategia, dinámica, organización institucional, equipos de trabajo.
• Ex Director suplente del BPS por la Representación Empresarial.
• Ex Gerente del Centro Comercial, Industrial y Agrario de Las Piedras
• Ex representante y miembro de la Confederación Empresarial del Uruguay, y de la Mesa Empresarial de Canelones.
• Ex Vicepresidente de la Asociación Uruguaya de Relaciones Públicas.
• Ha realizado actividades en las áreas mencionadas para Metzen y Sena SA, Bosch y Cia., Acerenza SA, entre otras empresas.